Primăria Municipiului Blaj pregătește o amplă digitalizare a activității administrative, prin implementarea unor soluții de automatizare robotică a proceselor (RPA) și inteligență artificială (AI). Proiectul vizează automatizarea a 17 procese din șase domenii de activitate, inclusiv contabilitate, registratură, investiții și achiziții publice.

Potrivit documentației publicate în Sistemul Electronic pentru Achiziții Publice (SEAP), valoarea estimată a contractului este de 1.875.496,11 lei, fără TVA. Termenul-limită pentru depunerea ofertelor este 4 noiembrie 2026, iar implementarea trebuie finalizată până la 9 februarie 2028.

17 de procese administrative vor fi automatizate

Proiectul urmărește reducerea volumului de muncă repetitivă și eficientizarea activității angajaților din cadrul Primăriei Blaj. În prezent, instituția nu utilizează operațional soluții RPA sau AI, iar majoritatea activităților sunt realizate manual, prin intermediul aplicațiilor informatice existente.

Cele 17 soluții propuse vor acoperi șase domenii de activitate.

În contabilitate vor fi implementate șase soluții pentru descărcarea și înregistrarea facturilor electronice, procesarea extraselor de cont și a plăților prin trezorerie, generarea documentelor de plată și repartizarea facturilor de utilități pe locații. Automatizarea va viza și introducerea veniturilor în aplicațiile contabile.

La Secretariatul General, două soluții vor permite generarea documentelor oficiale, încărcarea acestora pe platforma municipalității și completarea registrului și a Monitorului Oficial Local.

În cadrul Registraturii, va fi introdus un sistem bazat pe inteligență artificială, destinat preluării, clasificării și arhivării documentelor și mesajelor electronice, cu integrare în aplicația existentă.

Pentru compartimentul de Investiții sunt prevăzute patru soluții, care vor permite monitorizarea notificărilor din platformele publice, urmărirea termenelor și etapelor proiectelor, generarea unor secțiuni din cererile de finanțare cu ajutorul AI și compararea ofertelor financiare cu situațiile de lucrări.

În domeniul achizițiilor publice, trei soluții vor automatiza monitorizarea duratei contractelor, compararea devizelor cu listele de cantități și urmărirea termenelor din SEAP, cu notificarea automată a persoanelor responsabile.

Cea de-a șaptea componentă a proiectului, asistentul virtual bazat pe inteligență artificială, va fi destinată cetățenilor și firmelor.

AURA, asistentul virtual care va răspunde cetățenilor la orice oră

Unul dintre elementele centrale ale proiectului este implementarea AURA, un asistent virtual AI care va fi disponibil permanent pe site-ul oficial al Primăriei Blaj, municipiulblaj.ro.

Prin intermediul unei ferestre de chat, accesibile atât de pe calculator, cât și de pe telefon, cetățenii vor putea solicita informații despre programul instituției, taxe și impozite, documentele necesare pentru diferite proceduri administrative și modalitatea de completare a formularelor.

Pentru mediul de afaceri, AURA va putea furniza informații despre autorizații, obligații fiscale și termene administrative.

Soluția va include și funcții de accesibilitate, precum operarea vocală, citirea răspunsurilor cu voce tare, ajustarea dimensiunii fonturilor și a contrastului, precum și butoane de dimensiuni mai mari.

Înainte de lansarea oficială, asistentul virtual va fi testat și prezentat comunității, în cadrul unei etape de consultare publică.

Inteligența artificială va prelua și clasifica documentele primăriei

Un alt sistem prevăzut în proiect va utiliza inteligența artificială pentru gestionarea documentelor primite prin e-mail sau scanate.

Acesta va putea identifica și clasifica documentele în funcție de conținut, le va putea redenumi și arhiva automat. Angajații vor avea, de asemenea, posibilitatea de a căuta informații în documentele arhivate prin intermediul unui chat intern.

Sistemul va fi destinat documentelor în limba română, cu text dactilografiat sau în format digital. Recunoașterea scrisului de mână nu este o cerință obligatorie în documentația de achiziție.

UiPath și modelele GPT, printre tehnologiile prevăzute

Pentru implementarea soluțiilor sunt menționate tehnologii precum UiPath, pentru automatizarea robotică a proceselor, modelele GPT ale OpenAI, pentru funcțiile de inteligență artificială, și Podio, pentru interfețele grafice. Documentația permite însă și utilizarea unor tehnologii echivalente.

Monitorizarea proiectelor finanțate și a procedurilor de achiziții publice va fi realizată prin intermediul unei interfețe web și mobile, care va putea funcționa fie ca aplicație nativă, fie ca aplicație web progresivă, cu notificări push.

Modelele de inteligență artificială vor putea fi găzduite în cloud public, cu respectarea cerințelor privind protecția datelor. Documentația nu impune găzduirea exclusivă pe infrastructura proprie a primăriei.

Instituția va pune la dispoziția prestatorului cinci laptopuri pentru rularea roboților software și patru echipamente multifuncționale pentru scanarea documentelor. Contractul va include cel puțin cinci licențe pentru roboți de tip attended, licențe de dezvoltare și, dacă este necesar, licențe de orchestrare, precum și abonamente pentru componentele AI și platforma de interfețe.

Implementarea va dura cel mult 14 luni

Contractul are o durată maximă de 14 luni, iar toate componentele proiectului trebuie finalizate până la 9 februarie 2028.

Calendarul estimativ prevede trei etape principale:

• Proiectare – trei luni: analiza proceselor administrative, elaborarea documentației tehnice și realizarea prototipurilor;
• Dezvoltare – șase luni: implementarea roboților RPA, dezvoltarea asistentului virtual și testarea internă a soluțiilor;
• Testare și lansare – trei luni: verificarea funcționalităților cu date fictive, integrarea sistemelor, consultarea publică, instruirea angajaților și monitorizarea soluțiilor timp de 30 de zile de la lansare.

Ofertanții vor putea propune o altă repartizare a etapelor, cu condiția respectării termenului total de implementare.

Prestatorul trebuie să asigure cel puțin trei specialiști

Compania care va câștiga contractul va trebui să desemneze minimum trei experți-cheie: un manager de proiect, un analist de business și un dezvoltator RPA/AI.

Fiecare specialist trebuie să aibă studii superioare și cel puțin trei ani de experiență în roluri similare. Un expert nu va putea ocupa mai multe poziții în cadrul proiectului, iar nerespectarea cerințelor privind personalul poate conduce la declararea ofertei ca neconformă.

Drepturile patrimoniale asupra soluțiilor dezvoltate în cadrul contractului vor reveni Primăriei Blaj. Prestatorul va trebui să predea codurile sursă, fluxurile automatizate, scripturile și configurațiile realizate.

Componentele preexistente, produsele terților și modelele de limbaj vor rămâne în proprietatea deținătorilor, însă municipalitatea va beneficia de dreptul de utilizare a componentelor AI pe durata contractului.

Licitație de aproape 1,9 milioane de lei, finanțată din fonduri europene

Achiziția se va desfășura prin licitație deschisă, iar atribuirea contractului se va face pe baza criteriului „cel mai bun raport calitate-preț”. Nu sunt permise oferte alternative sau parțiale, iar documentația tehnică trebuie redactată integral în limba română.

Proiectul face parte din inițiativa „Comunități digitale pentru o regiune inteligentă – soluții digitale”, finanțată prin Fondul European de Dezvoltare Regională, prin Agenția pentru Dezvoltare Regională Centru, în cadrul Intervenției 2.1.1 și al obiectivului specific RSO1.2.

Finanțarea este acordată în baza contractului nr. 649 din 9 martie 2026, proiectul având codul SMIS 335891.

Prin această investiție, Primăria Blaj urmărește reducerea activităților administrative repetitive, eficientizarea fluxurilor interne și facilitarea accesului cetățenilor și al firmelor la informațiile și serviciile publice.